Bagaimana Membangun Komunikasi Dua Arah

Kalau Lalu lintas dua arah bisa jadi akan ada hambatan atau  kemacetan, hal ini bisa jadi dikarenakan jalanan yang padat kendaraanbatau ada faktor lain yang diluar kebiasaan. Tetapi, tidak demikian dengan komunikasi. Komunikasi dua arah justru memperlancar hubungan di berbagai bidang, baik di tempat kerja maupun didalam kehidupan nyata. Untuk membangun komunikasi dua arah memang perlu extra kepedulian dan pengetahuan kita.

PERLUKAH KOMUNIKASI DUA ARAH?

Mari kita coba jawab dengan baik beberapa pertanyaan berikut yang merupakan signal untuk mengetahui apakah Anda memang perlu membangun komunikasi dua arah,

•  Apakah Team kita  atau bawahan kita sering datang kepada kita dan secara nyaman menyampaikan”unek-unek” atau “pendapat” mereka?.

•   Apakah kita dan team kitaa mampu untuk  saling menerima kritik tanpa mengambil sikap defensive atau berfikiran negatif ?.

•     Apakah kita tahu rasa frustrasi, masalah, keinginan, minat dari anggota team kita?.

•    Apakah kita sering menanyakan pendapat atau masukan dari anggota team tentang suatu keputusan yang akan kita ambil?

•    Apakah dalam rapat dengan team, ada kebebasan menyatakan pendapat, memberi usulan dan saran?

Jika sebagian besar jawaban dari pertanyaan diatas  adalah ”tidak”, maka sudah saat nya kita  sangat perlu membangun komunikasi dua arah. Namun, jika sebaliknya, jawaban kita kebanyakan adalah ”Ya”, artinya kita sudah cukup sukses dalam memupuk terjadinya komunikasi dua arah. Sekedar untuk Refresh tidak ada salahnya untuk memperhatikan beberapa kendala komunikasi dan usulan strategi komunikasi berikut.

HAMBATAN ATAU KENDALA KOMUNIKASI

Roger Neugebauer dalam artikelnya ”Communication: A two-way Street” mengungkapkan beberapa kendala yang sering dialami oleh sebuah organisasi dalam berkomunikasi dua arah.

Protectiveness (Perlindungan).

Kita seringkali tidak memberitahukan informasi tertentu pada team kita atau karyawan kita karena kita terlalu berfikir sempit yakni takut akan menyinggung atau bahkan menyakiti hati karyawan. Alasan lain adalah bahwa kita menganggap bahwa informasi tersebut harus dirahasiakan, dan bukan untuk konsumsi team / karyawan karena karyawan belum saat nya tahu atau mereka tidak akan mungkin mengerti apa yang akan disampaikan. Sebalik nya demikian pula dengan team kita / karyawan, mereka sering tidak menyampaikan informasi tertentu kepada kita dengan alasan untuk melindungi dirinya dari tindakan pemecatan atau peringatan. Mereka takut jika informasi disampaikan maka kita akan marah, lalu mendiskreditkan mereka, memberikan penilaian yang negatif terhadap mereka, atau bahkan yang paling ekstrem adalah melakukan demosi bahkan pemecatan terhadap mereka.

Defensiveness (Pertahanan).

Selain menahan informasi, team kita / karyawan kita juga bisa saja tidak mau menerima informasi (menolak untuk mendengar informasi yang disampaikan). Hal ini terjadi jika mereka sudah membentuk emosi negatif terhadap orang yang memberi informasi, mungkin karena orang tersebut telah merendahkan dengan kata-kata yang menyakitkan. Hal ini membuat mereka  merasa tertekan dan ”diserang”, sehingga secara alami, orang yang merasa diserang tersebut membangun benteng pertahanan dengan menahan informasi yang masuk. Ia menganggap informasi tersebut juga akan membuatnya sakit hati. Misalnya saja ada Pak Ageftry yang memberi komentar kurang baik tentang prestasi seorang anak buahnya. Anak buah Pak Ageftry cenderung merasa bahwa masukan tersebut ”menyerang” harga dirinya, egonya, dan kualitas kerjanya. Padahal sebenarnya Pak Ageftry hanya ingin memberikan masukan untuk perbaikan, tetapi masukan ini disampaikan dengan kata-kata yang tidak dipikirkan dulu dalam etika dan proses penyampaiannya. Ketika merasa diserang maka anak buah Pak Ageftry cenderung akan marah, menolak dan menutup ”telinga” terhadap informasi lainnya yang mungkin saja berguna untuknya.

Tendency to evaluate (Kecenderungan untuk menghakimi).

Jika mendapat informasi dari seseorang mengenai keburukan orang lain, kita cenderung mengambil sikap yang mengevaluasi tanpa mengumpulkan data yang lengkap sebelum berkomunikasi dengan orang yang dibicarakan tersebut. Karena terpengaruh oleh pandangan satu orang, kita akan langsung membentuk opini tertentu dan mengambil keputusan sepihak tanpa melibatkan orang-orang yang terkait, dan tanpa mengumpulkan fakta lapangan yang cukup. Ini bukanlah merupakan komunikasi dua arah, tetapi komunikasi satu arah, atau bahkan bisa dikatakan bahwa tidak terjadi komunikasi sama sekali.

Narrow perspectives (Perspektif yang sempit).

Karena jarang meninjau pekerjaan orang lain, atau keluar dari lingkungan pekerjaan sendiri, seseorang seringkali dibatasi pada cara pandangnya sendiri. Ia tidak mencoba melihat dari sudut pandang orang lain. Bagi kita yang sering mengambil keputusan besar yang menyangkut keputusan keuangan dan strategi operasional secara umum, seringkali tidak mempertimbangkan detail pelaksanaan pekerjaan dan sudut pandang team kita atau para pekerja kita. Sebaliknya, para karyawan, seringkali hanya melihat suatu masalah dari sudut pandangnya sendiri (kepentingan individunya semata, tanpa mencoba memahami sebuah situasi dari sudut pandang yang berbeda). Sempit nya perspektif inilah yang sering menyebabkan konflik, tiap orang hanya melihat dari sudut pandang sendiri, dan tidak mencoba memahami orang lain. Sebagai contoh, keputusan seorang pemimpin untuk membatasi percakapan telepon selama tiga menit saja, dianggap sebagai keputusan yang tidak populer, apalagi untuk bagian marketing yang sering kali menggunakan telepon untuk berhubungan dengan calon pelanggan atau pelanggan yang ada.

Mismatched expectations.

Peter Drucker mengatakan bahwa pikiran manusia seringkali hanya membatasi informasi yang cocok dengan ekspektasi nya Jika, ternyata informasi yang disampaikan tidak sesuai dengan apa yang diharapkan, maka orang tersebut cenderung tidak ter motivasi untuk mendengarkan informasi yang disampaikan. Misalnya: jika dalam rapat-rapat ternyata seringkali tanggapan nya tidak diperhatikan, maka karyawan cenderung enggan menyatakan pendapat, karena ia beranggapan percuma saja menyampaikan pendapat, karena biasanya juga tidak ada follow-up-nya. Demikian pula dengan pimpinan, yang sering mendengarkan pendapat karyawan yang dianggapnya tidak relevan dengan keputusan yang akan diambil. Pimpinan tersebut cenderung tidak mendengarkan pendapat dari orang tersebut di waktu-waktu yang berikutnya.

Insufficient time.

Di lain sisi, alasan lain adalah keterbatasan waktu untuk menyampaikan informasi secara menyeluruh. Karena kegiatan rutin kita yang harus diselesaikan dengan segera, seringkali waktu berkomunikasi dilupakan atau terabaikan dan bisa juga komunikasi dilakukan dengan tergesa-gesa. Akibatnya, informasi yang disampaikan kepada orang lain pun tidak lengkap atau hanya ditangkap setengah-setengah atau tidak komplit. Dampaknya adalah  kemungkinan informasi tersebut salah dipahami.

MEMBANGUN KOMUNIKASI DUA ARAH

Nah kita sudah memahami berbagai kendala yang bisa menghambat terjadinya komunikasi dua arah, tentu kita akan lebih mudah untuk menyusun strategi guna membangun komunikasi dua arah tersebut. Berikut adalah beberapa strategi yang bisa dicoba.

Mendengar.

Dalam komunikasi dua arah, sejatinya akan  ada orang yang berbicara, dan ada orang yang mendengar. Yang sering terjadi adalah tiap pihak saling menunggu kesempatan untuk berbicara tanpa meluangkan waktu untuk mendengar apa yang disampaikan pihak lain. Seringkali, banyak permasalahan dapat terselesaikan justru bukan karena seseorang menjadi pembicara yang handal, melainkan karena ia bersedia memahami orang lain dengan cara mendengarkan dengan seksama apa yang disampaikan (keluhan, masalah, keinginan, harapan). Informasi yang didengar inilah yang bisa dijadikan dasar untuk menentukan langkah selanjutnya untuk menyelesaikan masalah.

Terbuka.

Untuk mendorong tiap pihak untuk saling terbuka, kita hendaknya tidak memberikan penilaian buruk apalagi menghukum orang yang menyampaikan pendapat, masalah, atau perasaannya. Keterbukaan bisa juga dibuatkan wadah nya, yaitu melalui bulletin board, kotak saran, atau media antar karyawan. Karyawan yang menyampaikan pendapat atau ide yang bisa dimanfaatkan perusahaan, bisa diberikan hadiah, atau penghargaan. Demikian juga dengan karyawan yang bisa mengidentifikasi atau mengantisipasi masalah serta mengusulkan alternatif pemecahannya.

Menyamakan persepsi.

Komunikasi dua arah sering terhambat karena adanya perbedaan persepsi terhadap suatu masalah karena berbeda nya sudut pandang atau pola fikir. Dengan demikian, dalam berkomunikasi, ada baiknya disampaikan juga latar belakang pemikiran dari ide yang disampaikan, sehingga orang lain juga bisa memiliki persepsi yang sama, berangkat dari persepsi yang sama, atau paling tidak memahami persepsi orang yang menyampaikan informasi tersebut. Jika pemahaman sudah ter galang, maka komunikasi dua arah akan lebih mudah mengalir.

Komunikasi empat mata.

Banyak juga karyawan yang enggan menyampaikan pendapat karena sungkan berbicara di hadapan banyak orang, padahal mungkin saja karyawan tersebut memiliki ide yang brilian. Kita bisa mencoba melakukan komunikasi dua arah terhadap anak buahnya secara reguler untuk memahami kebutuhan, ekspektasi, masalah mereka. Dengan komunikasi empat mata, bawahan mungkin saja lebih nyaman menyatakan pendapat atau menyampaikan permasalahan yang ditemuinya di lapangan. Jadi, komunikasi empat mata penting juga untuk dilakukan dengan lebih sering, tidak hanya ketika melakukan evaluasi kerja tahunan.

Referensi Sumber : www.sinarharapan.co.id dan Sumber lain nya.